Documenti Assicurativi: la Firma Digitale è Legalmente Vincolante?

Istruzioni per l'uso lun 12 settembre 2022
Dal web di La Redazione
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Documenti Assicurativi: la Firma Digitale è Legalmente Vincolante? ©Termolionline.it
Documenti Assicurativi: la Firma Digitale è Legalmente Vincolante? ©Termolionline.it

Firmare un documento è una cosa semplice da fare.

Quando firmiamo qualcosa, attestiamo di essere sicuri di quello che abbiamo letto e di conoscere ciò che il documento contiene, confermandone le condizioni attraverso la vidimazione. Si tratta di un’azione molto importante in quanto legalmente vincolante per la persona che firma, e quindi deve sempre essere presa con molta serietà.

L’era digitale ha velocizzato e semplificato lo scambio di documenti in ambito personale e professionale cambiando il panorama delle comunicazioni. Tuttavia, il valore di una firma è rimasto tale e quale.

Oggi firmiamo i documenti che riceviamo via e-mail direttamente sul nostro computer, ma nonostante questa pratica sia ben nota e utilizzata, sorgono ancora dubbi e difficoltà quando si tratta di porre una firma digitale.

In effetti, esistono diversi tipi di firma digitale, ognuna delle quali soddisfa un sempre più alto grado di sicurezza, fondamentale per siglare accordi su carta elettronica, proporre e firmare contratti, vidimare documenti ufficiali, etc.

È possibile firmare documenti digitali con una firma legalmente riconosciuta? Ecco alcune risposte e informazioni preziose per sapere sempre come firmare in maniera sicura e legale.

Semplifica con la firma digitale

Con la digitalizzazione sono arrivati numerosi benefici.

Primo fra tutti, l’e-Commerce che porta un’infinità di prodotti da qualunque parte del mondo direttamente a casa nostra in due click e pochi giorni.

Tutto questo rende la vita quotidiana più semplice e piacevole, ma la digitalizzazione ha fatto anche altro. Per esempio, ci consente di firmare montagne di documenti con la sola firma elettronica, quindi senza doverlo fare a mano con decine e decine di fogli. Per molti professionisti, questo è un grande passo in avanti. Ma soprattutto, ci consente di ricevere e inviare documenti firmati tramite e-mail, cosa che rende il lavoro amministrativo mille volte migliore.

La firma digitale è un’idea magnifica, però, come è facile immaginare, può essere facilmente copiata e posta illegalmente al posto del firmatario originale. Ecco perché esistono diversi livelli di sicurezza che determinano diversi tipi di firma digitale, per proteggere i documenti e le persone coinvolte attraverso la tecnologia e le password.

Come firmare un documento online?

Il modo più sicuro, rapido e utilizzato al mondo è Adobe.

Del resto, il co-fondatore di Adobe ha creato i file PDF. Sul sito ufficiale puoi firmare documenti online in pochi istanti.

Se hai bisogno di porre una firma elettronica con un grado di sicurezza avanzato, allora puoi contare su programmi specializzati tipo Adobe Sign che ti consentono di firmare nel modo più sicuro e in breve tempo qualsiasi documento importante.

Nei prossimi anni la transizione da documento cartaceo a informatico sarà sempre più incisiva e poter firmare in modo legalmente accettabile contratti, documenti e altri file online sarà improvvisamente necessario anche quotidianamente.

Firma elettronica e digitale: quali sono le differenze?

Sebbene spesso vengano confuse e percepite come uguali, in termini legali firma elettronica e digitale non sono sinonimi: si tratta di due firme che hanno proprietà uniche e una diversa valenza e sicurezza.

Con firma elettronica si intende “l'insieme dei dati in forma elettronica utilizzati come metodo di identificazione informatica”. In questa accezione, il PIN di un bancomat e la password di un account su internet rientrano a tutti gli effetti nella definizione di firma elettronica.

Esistono tre diversi tipi di firma elettronica in base al livello di sicurezza che garantiscono: da quella semplice che si può usare per documenti di trasporto o come sigla di presa visione, alla firma che si pone sui piccoli tablet negli uffici postali o in banca, nota come FEA (firma elettronica avanzata), fino alla firma elettronica qualificata, come i token personali.

La firma cosiddetta digitale è la più comune forma di firma elettronica che riscontriamo nella vita quotidiana e che ci consente di vidimare documenti di vario tipo. Essa è considerata come uno specifico tipo di firma elettronica avanzata sulla quale è presente un certificato basato su chiavi crittografiche, utile a verificare l’originalità di un documento digitale.

La firma digitale è sempre valida?

Se rispetta i parametri di sicurezza imposti da chi emette il documento, sì.

Ci sono però numerosi limiti posti all’efficacia probatoria della semplice firma digitale, come nel caso dei documenti riguardanti una cessione immobiliare o le assicurazioni, per i quali è necessaria la firma digitale OTP, One Time Password, ovvero una specifica firma elettronica avanzata.

Quindi, se devi firmare dei documenti per stipulare una nuova assicurazione, avrai bisogno di porre una firma elettronica avanzata che riconoscerai proprio grazie al sistema di autenticazione, che può essere diverso in base al contesto.

Assicurazioni e firma digitale: è vincolante?

Qualsiasi documento firmato con firma elettronica è da considerarsi legalmente vincolante.

La firma elettronica è riconosciuta in tribunale, quindi in qualsiasi momento si pone una firma di questo tipo su un documento, si è vincolati a esso per vie legali.

Ormai quasi tutte le assicurazioni consentono di firmare in maniera digitale attraverso metodi di riconoscimento sicuri, basati sulla trasmissione di specifici codici di sicurezza univoci, utili ad attestare che la firma venga posta dalla persona interessata.

Conclusioni

Firmare un documento online è un processo piuttosto facile e veloce.

Bisogna capire però che la firma elettronica avanzata è la forma più accettata perché consente di verificare, in modo digitale, l’identità di chi pone la firma. Utilizzandola si rendono validi i documenti legali e si diventa di conseguenza vincolati a essi.

Nella vita quotidiana è utile per firmare tanti tipi di documenti diversi, dall’acquisto di un’auto nuova fino alla vendita della propria casa.

Per utilizzare la firma avanzata nel mondo professionale esistono diversi tool che consentono un rapido scambio di informazioni e un riconoscimento della persona sicuro ed efficace.

La FEA o firma elettronica avanzata, è riconosciuta dai comuni e dalle più importanti agenzie e aziende del mondo. È bene imparare a usarla per semplificare la vita burocratica e amministrativa, in ufficio come a casa.

La carta d’identità elettronica in Italia è riconosciuta come identità digitale, come lo SPID, ed è valida come dispositivo di firma elettronica avanzata. In questo modo, i cittadini possono firmare documenti digitali in PDF, ma anche altri formati, e vederli riconosciuti ai fini legali.

Firmare in digitale è semplice, veloce e sicuro: assicurati di conoscere la differenza tra una firma digitale semplice e una avanzata, e usa la tipologia più adatta in base ai documenti che devi firmare.

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