Firma elettronica per piccole e medie imprese: che cos’è, come si usa e conviene averla?

ven 30 settembre 2022
Dal web di La Redazione
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Firma elettronica per piccole e medie imprese: che cos’è, come si usa e conviene averla? ©TermoliOnLine
Firma elettronica per piccole e medie imprese: che cos’è, come si usa e conviene averla? ©TermoliOnLine

Firma elettronica per piccole e medie imprese: che cos’è, come si usa e conviene averla?

Sei il capo di una piccola impresa o un imprenditore con già esperienza alle spalle, oppure un libero professionista o perché no, un agente immobiliare, e non sai se convertirti alla firma elettronica possa essere la soluzione giusta per te? In questo articolo troverai tutto quello che c’è da sapere della Firma Elettronica.

Inoltre troverai curiosità legali sulla regolamentazione della firma elettronica nel mondo e, alla fine, un elenco di pro e contro che ti aiuterà nella scelta tra il convertirsi a questo nuovo metodo di firma o rimanere nel passato.

Ad oggi è importantissimo per le piccole e medie realtà rimanere al passo con i tempi. In un mondo che corre sempre più veloce non possiamo permetterci di perdere terreno su cose semplici e basilari come la firma di documenti.

Inoltre quest’attività, potrà non sembrare, ma porta via un sacco di tempo che potrebbe essere utile investire in altri aspetti della tua attività.

Quando si crede nella propria attività è come crescere un figlio: vorremmo dargli già le risposte per semplificargli la vita e fargli godere di più le cose importanti; ma mentre con i figli non si può fare, con la tua impresa si ed ecco come:

Che cos’è la firma elettronica?

Fondamentalmente, una firma elettronica è un dato, o meglio un’informazione, che è associato in maniera logica ad altri dati o ad altre informazioni.

In altre parole, la firma elettronica è un processo informatico che fa da ponte tra le imprese e i singoli utenti, per favorire una valida autenticazione che valga da prova sui documenti digitali.

I fornitori di firma elettronica devono seguire norme rigide e certificazioni per far sì che queste firme abbiano valore legale.

I principali punti da seguire di una firma elettronica per essere legalmente valida sono:

  • L’autenticazione delle parti firmatarie;
  • Provare il consenso dato;
  • Creare sigilli elettronici per garantire l’integrità dei documenti firmati.

Una firma elettronica è vincolante legalmente quanto una firma autografa, ovvero la firma che viene apposta sui documenti di proprio pugno con la penna.

Esiste una regolamentazione dell’Eidas (electronic IDentification Authentication and Signature) che è riconosciuta dall’Unione Europea e che quindi le rende a norma di legge.

Questo regolamento ha l’obiettivo di fornire una base normativa a livello comunitario per i servizi fiduciari e i mezzi di identificazione elettronica degli stati membri dell’Unione Europea.

Chi firma deve essere identificato in modo univoco e deve avere il controllo esclusivo della chiave d’accesso privata che serve a creare la firma vera e propria.

Inoltre la firma deve essere in grado di garantire la non manomissione del documento o, nel caso, mostrare se i dati che l’accompagnano sono stati cambiati dopo la firma, così da poter procedere all’invalida di quest'ultima.

Info legali sulla firma elettronica nel mondo

Nell’ultimo ventennio, anzi già alla fine del ventesimo secolo, il mondo ha iniziato ad adeguarsi al cambiamento informatico e digitale che ha investito la nostra realtà.

Di conseguenza, i vari paesi del mondo si sono impegnati a creare delle legislazioni che potessero regolare l’uso di nuovi mezzi informatici, allos copo di agevolare le operazioni quotidiane e di scambio tra utenti e offerenti.

Nell’Unione Europea il regolamento di cui abbiamo parlato prima (eIDAS) stabilisce un quadro giuridico ben dettagliato per le firme elettroniche. La versione attuale delle norme è stata pubblicata il 23 luglio 2014 e afferma che la firma elettronica può essere usata come prova nei procedimenti giudiziari.

Alla stessa conclusione sono arrivati in Svizzera, dove la legge federale in vigore è la ZertES.

In Canada vige invece la PIPEDA (the Personal Information Protection and Electronic Documents Act), dove viene esplicitato che "una firma composta da una o più lettere, caratteri, numeri o altri simboli in forma digitale incorporati, allegati o associati a un documento elettronico" è una firma digitale.

Negli Stati Uniti D’America la firma elettronica è ampiamente descritta nella UETA (Uniform Electronic Transactions Act) ed è "un suono, un simbolo o un processo elettronico, allegato o logicamente associato a un documento, ed eseguito o adottato da una persona con l'intento di firmare il documento". Questa legge è stata poi ripresa nel ESIGN act dove il termine elettronico indica una tecnologia con capacità elettriche, digitali, magnetiche, ottiche, senza fili, elettromagnetiche e similari.

Ma negli Stati Uniti esiste anche la GPEA, che con “firma elettronica” indica una metodologia per firmare un messaggio elettronico, la quale identifica la fonte del messaggio elettronico e, contemporaneamente, indica l’approvazione del ricevente soggetto alle informazioni contenute nel messaggio elettronico.

In Australia invece la definizione della firma elettronica varia ancora ed è riconosciuta come "non necessariamente la scrittura di un nome, ma qualsiasi segno che la identifichi come atto della parte".

Per quanto riguarda il resto del mondo:

  • In Brasile e Spagna le leggi sulla firma elettronica sono state aggiornate nel 2020;
  • In Nuova Zelanda le leggi sulla firma elettronica sono state modificate nel 2017;
  • In Repubblica Ceca le leggi sulla firma elettronica sono state revisionate nel 2016
  • In Perù le leggi sulla firma elettronica sono state vagliate nel 2014;
  • In Iraq e Paraguay le leggi sulla firma elettronica sono state aggiornate nel 2012;
  • Nella Federazione Russa le leggi sulla firma elettronica sono state introdotte nel 2011;
  • Singapore le leggi sulla firma elettronica sono state riviste nel 2010;
  • In Croazia le leggi sulla firma elettronica sono state aggiornate nel 2008;
  • In Cina, Costa Rica e nella Repubblica Srpska (entità della Bosnia ed Erzegovina) invece le leggi sulla firma elettronica sono ufficialmente in vigore dal 2005;
  • In Ucraina le leggi sulla firma elettronica sono state introdotte nel 2003;
  • In Slovacchia e Sudafrica le leggi sulla firma elettronica sono entrate in vigore nel 2002;
  • In Polonia e Romania, le leggi sulla firma elettronica sono state introdotte nel 2001;
  • Nel Regno Unito, Irlanda, Giappone, Messico e Filippine le leggi sulla firma elettronica sono state entrate in vigore nel 2000;
  • In Malesia le leggi sulla firma elettronica sono state prese in considerazione già nel 1998.

Come si usa la firma elettronica?

La firma elettronica, in realtà, è molto semplice da usare: infatti dopo esserci affidati al nostro provider di fiducia per la firma elettronica, e quindi esserci registrati, non ci basterà altro che aprire il documento che ci interessa firmare e seguire le procedure che ci verranno proposte man mano.

Così saremo guidati passo passo e non sarà possibile sbagliare.

Inoltre dopo aver firmato un paio di documenti ci risulterà tutto molto veloce e semplice e sembrerà che è da una vita che firmiamo documenti elettronicamente.

Mentre dall’altro lato dell’attività, se scegli di produrre documenti e farli firmare, tutto quello che dovrai fare è impostare i tuoi flussi di approvazione, ovvero caricare i documenti, i contatti e impostare l’ordine con cui chi deve firmare deve farlo.

Una volta fatto questo dimenticati pure dei documenti: infatti essi vengono tracciati in tempo reale e vedrai i progressi delle firme su ogni documento.

In più quando il documento sarà firmato riceverai una notifica.

Non ti resterà che generare e archiviare il file di prova, che è quello legalmente riconosciuto, per avere la garanzia del contratto.

Trasforma la tua attività in un’attività paperless

Oggi più di ieri l’attenzione al pianeta è aumentata, e avere un’attività paperless non solo da una grande mano alla nostra Terra, ma ci fa apparire agli occhi dei potenziali clienti come persone attente al benessere di tutti e non solo ai profitti personali.

Avere un’attività paperless quindi è uno dei primi passi in questa direzione.

Ma cosa significa avere un’attività o un’azienda paperless? Vuol dire abbattere tutto o gran parte del consumo di carta per la produzione di documenti, fatture, comunicazione e similari.

Comesi riesce a fare ciò? Indubbiamente la firma elettronica ci viene in soccorso, perché spostando tutte le attività di firma sull’elettronica non si dovranno più stampare tutte le pratiche, la contabilità, le risorse umane, i preventivi, i contratti, le bolle eccetera; quindi l’obiettivo “zero carta” sarà vicinissimo da raggiungere.

Con questo processo parliamo anche di “dematerializzazione”, perché i processi rimarranno uguali (quindi ad esempio produzione del documento – firma documento – archiviazione contratto) ma quello che scompare è la parte “materiale”.

Inoltre non stampare i documenti apporta anche altri benefici, di cui parleremo nei prossimi paragrafi.

Riduci i tempi e diventa più produttivo

Quando parliamo di piccole e medie imprese ogni minuto sprecato è denaro che vola via.

Ci verrebbe da pensare che la firma di un documento richiede pochi secondi, quindi sul piatto della bilancia andiamo a risparmiare poco a livello di tempo.

Però ipotizziamo cheun'azienda abbia una media di 500 clienti da seguire in un mese, e che a firmare un singolo documento ci vogliano all'incirca 3 secondi. Se facciamo i calcoli, il tempo di firma totale corrisponde a circa 25 minuti, il che è comunque un lasso temporale ancora risibile. 

A questo però bisogna aggiungere:

1 minuto di stampa per ciascun documento prima della firma (contando documenti brevi e di solo testo);

Almeno altri 15 minuti di relazione formale o informale col cliente;

Il tempo per archiviare tutti questi documenti firmati, che corrisponde circa a una media di un paio d’ore al mese.

La somma di tutto questo tempo corrisponde all'incirca a 136 ore.

A questo toale non sono poi stati aggiunti gli spostamenti per andare dai clienti che non possono venire ins ede a firmare il documento; tuttavia risulta comunque chiaro che il tempo che vola usando ancora la firma manuale a inchiostro è parecchio.

Tenere alto l’umore del Team o di te stesso

Quali sono le cose più noiose del gestire un’impresa? Le scartoffie.

Che tu sia un piccolo imprenditore o una media azienda i documenti cartacei saranno sempre un pesante zaino da portare sulle spalle ogni giorno.

Redigere, stampare, ricontrollare, aggiustare, ristampare, consegnare, portare al cliente e poi archiviare, sono tutte operazioni che sono noiose per te, se lavori da solo, o comunque per il tuo team.

In entrambi i casi il focus delle giornate sarà sulla burocrazia, e quindi la forza mentale e lo spirito verrà a mancare nelle parti fondamentali del tuo lavoro, siano queste il rapporto con il cliente, la creazione dei prodotti, la progettazione o l’inventiva.

Tutti questi aspetti subiranno continuo stress a causa di quelle pile di documenti che devono essere assolutamente gestiti.

Passare alla firma elettronica ridurrà i passaggi a pochi click dalla propria scrivania o dallo smartphone e tutto il focus rimarrà sulla linfa vitale della tua impresa: un team vivace e pimpante, che produrrà sicuramente di più e gioverà alla tua impresa.

Alcuni casi in cui è possibile usare la firma digitale

·       Ambito assicurativo

Nell’ambito delle assicurazioni l’uso della firma digitale ti assicurerà la firma di molte più polizze, perché avrai più tempo per inviare un maggior numero di proposte, e i tuoi clienti ameranno questo modo così semplice di firmare.

·       Ambito scolastico

Hai una scuola di formazione? Con la firma elettorncia ti puoi permettere di semplificare tutti i passaggi burocratici tra te e i tuoi insegnanti o con gli stessi alunni.

·       Ambito immobiliare

Con la firma elettronica gestire acquisti, vendite e rifinanziamenti sarà un gioco da ragazzi.

·       Ambito delle risorse umane

Con la firma elettronica velocizzerai contratti interinali, a tempo determinato e indeterminato, stage e ogni altra forma contrattuale. Inoltre tutto sarà centralizzato e sotto controllo in modo facile e veloce. 

·       Settore finanziario

Dove le firme di documenti importanti sono all’ordine del giorno, il che significa velocizzare i tempi e gestire un immenso archivio in modo sicuro e pratico. 

·       ONG

Informatizzare i processi di firma ti aiuterà a rimanere concentrato sull’obiettivo della tua organizzazione, non sottraendo tempo prezioso da dedicare agli altri. 

Insomma i settori in cui l’utilizzo della firma elettronica è possibile sono innumerevoli.

Qualsiasi imprenditore, libero professionista, associazione, istituzione, ditta o azienda può sfruttare al meglio questo strumento per ottenere il massimo nel proprio lavoro.

Semplificare i passaggi che ci allontanano dai nostri obiettivi è l’inizio di un percorso che, grazie all'utilizzo della firma elettronica, ci porterà a creare un mondo migliore, fatto di persone che amano il loro lavoro e si svegliano felici perché non sono soffocati dal peso della burocrazia cartacea. 


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