Gestione incassi e pagamenti: ecco una lista di strumenti utili

La solidità aziendale si appoggia a tantissimi lavori ed elementi che devono funzionare adeguatamente, tra questi vi rientra la corretta gestione degli incassi e dei pagamenti, fondamentali per mantenere la fluidità finanziaria.

Per facilitare tale processo esistono numerosi strumenti progettati per semplificare e ottimizzare le attività di controllo e monitoraggio, spesso digitali e fruibili attraverso programmi specifici.

Avere a disposizione un software per la prima nota, lo scadenzario, i solleciti di pagamento e, in generale, per la gestione dei pagamenti, è il punto di partenza. In questo articolo parleremo nello specifico di questo genere di strumenti, come ottimizzarli e soprattutto in che modo averli in un unico software può essere d’aiuto.

L’importanza di avere uno scadenzario

Nell’ambito della gestione degli incassi e pagamenti è fondamentale avere a disposizione uno scadenzario: uno strumento che ha il compito di mantenere sotto controllo tutte le scadenze finanziarie che un'impresa o un libero professionista deve rispettare, oltre che il pagamento di salari e stipendi ad eventuali dipendenti.

Questo non si limita solo a registrare gli incassi e i pagamenti, ma include anche eventuali rate da rispettare e i pagamenti di imposte e tasse. Con l'avvento delle tecnologie informatiche, il tradizionale registro cartaceo è stato progressivamente sostituito da fogli elettronici e software specializzati.

Crearne uno e compilarlo richiede una serie di passaggi fondamentali per garantire un lavoro agevolato. È necessario, infatti, registrare con cura tutte le fatture in entrata e in uscita, specificando data di emissione, descrizione, importo e stato di pagamento.

Un aspetto cruciale è poi la specifica di dettagli come la data di emissione e scadenza del pagamento, l'importo da versare o incassare, il documento di riferimento, il nome del fornitore o cliente, il metodo di pagamento e la data effettiva del saldo.

Come accennato, l’uso di fogli elettronici come Excel è ampiamente diffuso ma si tratta in verità di uno strumento obsoleto che sta venendo pian piano abbandonato, perché richiede eccessivo lavoro manuale e comporta maggiori rischi di errori umani.

Al suo posto stanno subentrando software per la gestione dei pagamenti che spesso hanno integrato queste possibilità. Tali soluzioni hanno il grande vantaggio di automatizzare numerosi passaggi ed evitare così di incorrere in problematiche, oltre che velocizzare i processi.

Ad esempio, permettono di compilare lo scadenzario in automatico a partire dalla registrazione delle fatture in entrata e in uscita e degli F24.

Come gestire adeguatamente la prima nota

La prima nota è un altro degli elementi delicati da tenere in considerazione, quando si parla di gestione dei pagamenti: questa è essenzialmente una tabella che registra tutte le spese e le entrate, seguendo il principio di cassa.

Una corretta compilazione della prima nota richiede l'inserimento di informazioni dettagliate come la data dell'operazione, la descrizione, l'importo, il conto corrente coinvolto e il riferimento al documento fiscale corrispondente.

Esistono diversi strumenti per gestirla in modo efficace. Si può ad esempio optare per l'uso di un blocco di carta prestampato, creare un proprio schema su foglio di calcolo o, anche in questo caso, utilizzare un software di gestione dei pagamenti.

Quest'ultimo rappresenta ancora una volta la scelta più comoda e precisa, in quanto i movimenti sono collegati direttamente ai documenti fiscali, consentendo di filtrare le informazioni per analizzare la situazione finanziaria in modo dettagliato.

Solleciti di pagamenti: il modo migliore per inviarli

Non sempre si tratta di negligenza da parte dei clienti, ma spesso può essere una dimenticanza o un ritardo dovuto ad altre problematiche. Non è niente di straordinario e risulta assolutamente comune il dover inviare talvolta dei solleciti per dei pagamenti.

Doversi occupare manualmente, però, del controllo del credito e della stesura delle mail può essere un lavoro lungo e laborioso. Questo soprattutto perché al suo interno dovrebbero esserci informazioni chiare e dettagliate, come i dati del creditore e del debitore, il numero della fattura, l'importo dovuto e il termine entro il quale effettuare il pagamento.

Nella prassi commerciale, è comune inviare inoltre più solleciti, generalmente fino a tre. La prima lettera solitamente adotta un tono cordiale e informativo, mentre i successivi solleciti possono essere più decisi nel richiedere il pagamento.

Data la delicatezza dello strumento e la sua ripetibilità, anche in questo caso l’uso di un software specializzato è di grandissimo aiuto, soprattutto se legato al sistema di fatturazione e allo scadenzario, in quanto rileva in automatico le scadenze ed è in grado di mandare autonomamente la mail in questione.

Software per la gestione dei pagamenti: come la tecnologia può essere di supporto

Abbiamo accennato alla questione più volte nel corso dell’articolo, ma qui lo spiegheremo in modo più dettagliato: l’uso di un software per la fatturazione e gestione dei pagamenti si rivela di estremo aiuto.

Uno dei principali vantaggi è, ad esempio, la possibilità di tenere traccia dei pagamenti in entrata e in uscita attraverso la prima nota, compilata in automatico con la registrazione delle fatture in entrata e in uscita.

Altri strumenti utili includono poi la possibilità di inviare solleciti automatici ai clienti in ritardo con il saldo e la gestione dei pagamenti elettronici, che semplifica il processo di incasso e rende più veloce l'ottenimento dei fondi.

Infine, la riconciliazione bancaria automatica e la comunicazione con il commercialista permettono di ottimizzare ulteriormente i processi finanziari e semplificare la gestione amministrativa dell'azienda.